[시간연금술 기초] 집중 업무시간

  다이어리를 쓰시나요? 다이어리를 계획 및 시간관리로 사용하게 되면 플래너라 부를 수 있습니다. 플래너는 참으로 유용한 도구입니다. 사용을 안하시는 분들께는 권하고 싶습니다. 건망증이 심한 구제불능의 사람도 번듯하게 만들어줄 수 있고, 시간이 없다고 불평하면서 늘 놀기바쁜 사람을 건실하게 바꿔주기도 합니다. 잘 메모하고 하루하루 계획 세우는 습관을 들여주기 때문인데요. 계획을 세우는 습관이 들어있는 사람들도 나름의 고민이 있습니다. 그 중 대표적인 것이 '미룸'입니다.

  미룸은 시간을 잡아먹는 괴물입니다. 여러 일들을 차례차례 미루다 보면 결국 모두 발등의 불이 되어 나타납니다. 급한 불을 끄기 위해 동분서주 하다보면 중요한 일들이 연이어 뒤로 밀리고, 약속도 어기게 되고 사람들을 실망시키게 됩니다. 양해를 구하고 사과 해야 하는 일들이 늘어나고 스트레스가 쌓이는 악순환이 반복됩니다. 이처럼 미뤄지는 것을 좋아하는 분들은 없을 것입니다. 하지만 일일계획에서 하고자 했던 일들이 자꾸 미뤄지는 것은 불가피한 측면이 있는 것 같습니다.

  직장으로 가보겠습니다.  일 좀 해보려는데 상사가 부릅니다. 급한 일이라면서 바로 처리해 달라고 합니다. 받아들고 자리로 오면 긴급한 회의가 열립니다. 회의를 마치고 나오자 고객이 기다리고 있습니다. 준비를 제대로 못해서 몇 가지 작은 실수를 합니다. 전화가 밀려오고 여기저기서 급하다며 호출을 합니다. 결국 모두가 퇴근한 다음 비로소 여유시간이 생겼습니다. 넥타이 풀어 놓고 밀린 일들을 집어드는데 어느덧 시간은 자정을 향해 갑니다.

  변화가 필요하겠지요. 업무시간을 보다 효과적으로 사용할 방법이 필요합니다. 방법은 있습니다. 준비물도 간단하군요. 플래너와 마음 속 용기를 약간 준비해 주십시오. 

  먼저 플래너를 펼치십시오. 모든 업무에 A, B, C 등급을 부여합니다. 이는 플래너 쓰시는 분들이면 다 하시는 작업입니니다. 일상 업무 중에서 급하고 중요한 일은 B로, 잡다한 일들은 C로 구분합니다. A에 들어가려면 조건이 있습니다. A는 현재 추진하는 프로젝트에 관계된 일들입니다. 조직 내에서 나의 성과와 관련된 일, 내 커리어 업그레이드와 관한 일은 물론 미래준비 프로젝트도 해당됩니다. 등급을 매기고 새로운 일과를 적어나가다보면 미리 계획한 일들이 먼저 리스트업되고 중간에 치고들어온 일들이 아래에 나열되겠죠. 

  A에 해당하는 일들은 A-1, A-2... 이런 식으로 중요도를 매기기도 합니다. 다른 일들은 이렇게까지 할 필요는 없습니다. 

  그러면 시간을 좀 더 확보하고 미뤄지는 일들을 줄일 수 있는 방법은 무엇일까요. 그것은 집중업무시간으로 해결할 수 있습니다. 집중업무시간이란 일일계획을 세울 때 아예 비워두는 시간을 말합니다. 처음에는 오전, 오후 각 1시간 정도 확보하고 권한과 책임이 올라가면 각 2시간 정도 확보하길 권합니다. 오전이 좀 더 여유가 있다면 오전 시간에 A나 B에 해당하는 일들을 몰아서 합니다. 오후에는 B나 C에 해당하는 일들을 모아서 합니다. 이도 습관을 들이기 나름입니다. 

  처음에는 중간에 치고 들어오는 일들 때문에 계획대로 진행하기 어려울 수 있습니다. 방법이 없는 것은 아닙니다. 차츰차츰 주도적으로 챙겨야 합니다. 예를 들면 이렇게 합니다.

  1. 정기회의가 아니고 불시 소집되는 회의의 경우는 대개 참석인원들의 참석가능여부를 체크하게 됩니다. 이 때가 중요합니다. 집중업무시간에 걸린 경우 30분이나 1시간 후에 하자고 양해를 구합니다. 급하게 처리할 일이 있다고 하면 회의시간이 변경되거나 회의에서 빠질 수도 있습니다. 회의의 중요성은 알아서 판단합니다.

  2. 상사가 호출하는 경우도 급하게 처리할 일이 있다고 양해를 구한 후 30분이나 1시간 후에 찾아갑니다. "지금 바로 처리해야 할 일이 있는데 30분 후에 뵈면 안될까요?" 아주 급한 일이라면 상사가 와서 선 자리에서 지시를 하고 갈 것이고 그리 급한 일이 아니라면 기다려줄 것입니다. 

  3. 조금 오래할 필요가 있는 전화가 오면 마찬가지로 급한 일이 있다고 양해를 구하고 시간을 정해 전화를 드리겠다고 합니다.

  이때 주의할 것이 있습니다. 일에 몰두하다보면 양해받고 미룬 일들을 잊어버리는 수가 있습니다. 상사 호출이나 중요한 전화를 잊어버리는 일은 큰 일이 아닐 수 없습니다. 이때 플래너가 꼭 필요합니다. 미룬 일들은 메모해 두고 집중업무시간이 끝나면 바로 체크하고 처리합니다.

  느끼셨겠지만 상대방의 오해나 서운함을 조금은 각오해야 합니다. 그래서 용기가 약간 필요하다는 것입니다. 이러한 용기는 자신의 프로젝트에 대한 의욕이 강렬할 때 자연스럽게 생겨납니다. 야근 등으로 지친 상태에서 프로젝트가 자꾸 지연되는 것에 스스로 경종을 울려야 합니다.

  B나 C로 분류되는 일들을 대부분 처리하고 나면 야근은 잊어도 됩니다. 직장에 매이는 시간이 줄어들면 비로소 A로 분류되는 일들에 투자할 시간이 생겨납니다. 그 시간이 아침이든 저녁이든 각자 스타일에 따라 충분히 확보를 해 보십시오. 목표를 선명히 하십시오. 이 모든 노력이 결국 나의 미래를 위한 프로젝트를 진척시키기 위함이라는 것을 분명히 하십시오.

  플래너를 처음 갖게되면서 의욕과잉으로 슬럼프에 빠졌던 시절이 기억나네요.^^ 의욕을 컨트롤 하는 것도 중요하겠습니다. 처음엔 조금씩 차근차근 만들어가는 인내심과 여유도 가져보십시오.